Politique de confidentialité et de protection des données personnelles

1. Responsable du traitement

Le responsable des traitements de données personnelles réalisés pour
les besoins propres du site rimacs.fr et des activités
de RIMA CONSEILS ET SERVICES est :

RIMA CONSEILS ET SERVICES
Société par actions simplifiée au capital de 1 000 euros
RCS Lorient n° 819 364 118
Enseigne : RIMA CS
2 rue des Camélias
56310 Melrand
France

RIMA CONSEILS ET SERVICES détermine les finalités et les moyens essentiels
des traitements réalisés pour ses besoins propres, sous réserve des
traitements pour lesquels elle intervient en qualité de sous-traitant
pour le compte d’un autre responsable du traitement.

2. Délégué à la protection des données

RIMA CONSEILS ET SERVICES a désigné un délégué à la protection des
données. Cette désignation a été portée à la connaissance de la CNIL
sous le numéro DPO-927 et a pris effet le
25 mai 2018.

Le délégué à la protection des données peut être contacté :

• par courrier électronique :
  
  dpo@rimacs.fr
  ;
• par le
  
  formulaire destiné au DPO
  ;
• par courrier postal adressé à RIMA CONSEILS ET SERVICES,
  à l’attention du DPO, 2 rue des Camélias, 56310 Melrand.

Ces coordonnées peuvent être utilisées pour toute question relative
à la protection des données personnelles ou pour l’exercice d’un droit.

3. Champ d’application

La présente politique s’applique aux traitements de données personnelles
réalisés au moyen du site rimacs.fr, de ses formulaires,
de ses moyens de contact et dans le cadre des prestations proposées par
RIMA CONSEILS ET SERVICES.

Elle concerne notamment les demandes d’information, de contact, de devis,
de rendez-vous, d’accompagnement en conformité, les missions relatives
à la protection des données personnelles, au RGPD ou au DPO, les demandes
de médiation professionnelle ainsi que la gestion administrative,
contractuelle, comptable et financière des prestations.

3.1. Traitements propres à RIMA CONSEILS ET SERVICES

RIMA CONSEILS ET SERVICES agit en qualité de responsable du traitement
lorsqu’elle détermine, pour ses besoins propres, les finalités poursuivies
et les moyens essentiels utilisés.

Sont notamment concernés les traitements relatifs à la gestion du site,
à sa sécurité, aux demandes qui lui sont directement adressées, à ses
prospects et clients, à ses prestations, à sa facturation, à sa
comptabilité, à l’exercice des droits des personnes et au respect de
ses obligations.

3.2. Pages et formulaires DahataWeb

Certaines pages et certains formulaires accessibles depuis le site
rimacs.fr sont mis à disposition pour le compte de
DahataWeb.

Pour les données personnelles recueillies au moyen de ces pages et
formulaires, DahataWeb, ou l’entité juridique qui l’exploite,
agit en qualité de responsable du traitement. Son identité
complète et ses coordonnées sont précisées dans l’information placée
sur chaque formulaire concerné.

DahataWeb détermine notamment les finalités poursuivies, les catégories
de données nécessaires, les personnes autorisées à accéder aux
informations, les durées de conservation et les modalités d’exercice
des droits.

Pour le contenu et la gestion des données recueillies au moyen de ces
formulaires, RIMA CONSEILS ET SERVICES intervient en qualité
de sous-traitant de DahataWeb, pour son compte et selon ses
instructions documentées.

Dans ce cadre, RIMA CONSEILS ET SERVICES peut assurer, selon les missions
qui lui sont confiées, l’administration technique des formulaires,
la collecte des informations, leur hébergement par l’intermédiaire de
ses prestataires techniques, leur conservation temporaire, leur
sécurisation, leur transmission à DahataWeb et l’assistance nécessaire
au traitement des demandes.

RIMA CONSEILS ET SERVICES n’utilise pas les données recueillies au moyen
des formulaires DahataWeb pour ses propres démarches commerciales ni
pour une finalité étrangère aux instructions données par DahataWeb.

Chaque formulaire DahataWeb comporte ou doit comporter une information
spécifique précisant l’identité et les coordonnées du responsable du
traitement, les finalités poursuivies, la base légale, le caractère
obligatoire ou facultatif des données demandées, les destinataires,
les durées de conservation et les modalités d’exercice des droits.

Les demandes relatives à l’exercice des droits concernant les traitements
DahataWeb doivent être adressées à DahataWeb selon les coordonnées
indiquées dans la mention d’information propre au formulaire concerné.

Lorsqu’une demande relative à un traitement DahataWeb est reçue par
RIMA CONSEILS ET SERVICES, elle est transmise à DahataWeb conformément
aux instructions et aux engagements contractuels applicables.

RIMA CONSEILS ET SERVICES demeure responsable des traitements distincts
qu’elle détermine pour ses propres besoins, notamment ceux relatifs à
la sécurité générale du site, aux journaux techniques, à la prévention
des incidents, à la gestion de ses prestataires et à la facturation
de ses propres prestations à DahataWeb.

3.3. DPOBYRIMACS et autres traitements particuliers

Le service DPOBYRIMACS, lorsqu’il est accessible depuis
un site ou une application distincte, est régi par sa propre politique
de confidentialité et par les documents contractuels qui lui sont
applicables.

Lorsqu’une page ou un formulaire hébergé sur rimacs.fr concerne un projet,
un partenaire, un client ou une organisation distincte, une information
particulière peut compléter la présente politique.

Cette information spécifique précise notamment l’identité du responsable
du traitement concerné, les rôles respectifs des organismes intervenants,
les finalités, les bases légales, les destinataires, les durées de
conservation et les modalités d’exercice des droits.

4. Catégories de données susceptibles d’être traitées

Selon la nature de la demande ou de la prestation, RIMA CONSEILS ET
SERVICES peut traiter les catégories de données suivantes :

• données d’identification : civilité, nom, prénom,
  qualité, fonction et organisation représentée ;
• coordonnées : adresse postale, adresse électronique
  et numéro de téléphone ;
• données professionnelles : dénomination, activité,
  fonction, service, effectif, SIREN, SIRET et numéro de TVA ;
• données relatives à une demande : objet, message,
  besoins exprimés, disponibilités, réponses aux formulaires et échanges ;
• données relatives à une mission RGPD ou DPO :
  organisation, traitements, outils, sous-traitants, mesures de sécurité,
  personnes concernées et documentation communiquée ;
• données relatives à une médiation : identité et qualité
  des parties, coordonnées, nature du différend, montant en jeu,
  description de la situation, conseils ou représentants, échanges
  et pièces communiquées ;
• données contractuelles et comptables : devis,
  conventions, lettres de mission, factures, paiements, références
  de transaction et historique de la relation ;
• données relatives à l’exercice des droits : identité,
  contenu de la demande, échanges, réponse apportée et éléments
  éventuellement nécessaires à la vérification de l’identité ;
• données techniques : adresse IP, navigateur,
  système d’exploitation, pages consultées, horodatages, journaux
  techniques, événements de sécurité et préférences relatives aux cookies.

RIMA CONSEILS ET SERVICES ne demande pas aux utilisateurs de communiquer
des données manifestement sans rapport avec leur demande ou avec la
prestation envisagée.

5. Origine des données

Les données sont principalement recueillies directement auprès de la
personne concernée lorsqu’elle utilise un formulaire, adresse un message,
demande un devis, prend rendez-vous, conclut une convention ou confie
une mission à RIMA CONSEILS ET SERVICES.

Dans le cadre d’une médiation, d’une mission de conformité ou d’un dossier
impliquant plusieurs personnes, certaines données peuvent également être
communiquées par une autre partie, une entreprise, une association,
un conseil, un représentant ou un interlocuteur habilité.

Des données techniques peuvent être recueillies automatiquement lors de
l’utilisation du site, notamment pour son fonctionnement, sa sécurité
et la gestion des préférences relatives aux cookies.

Lorsqu’une donnée n’a pas été obtenue directement auprès de la personne
concernée, l’information appropriée est délivrée dans les conditions
prévues par la réglementation, sous réserve des exceptions applicables.

6. Finalités, bases légales et durées de conservation

6.1. Fonctionnement et sécurité du site

Finalités : assurer le fonctionnement du site,
prévenir les accès non autorisés, détecter les anomalies, lutter contre
les tentatives malveillantes et établir la preuve d’un incident.

Base légale : intérêt légitime de RIMA CONSEILS ET
SERVICES à assurer la sécurité et la continuité de son site.

Durée : les journaux techniques et de sécurité sont
conservés pendant la durée nécessaire à leur analyse, dans la limite
de douze mois, sauf incident nécessitant une conservation plus longue.

6.2. Contacts, renseignements, rendez-vous et demandes de devis

Finalités : recevoir la demande, identifier son objet,
répondre au demandeur, organiser un rendez-vous, apprécier la possibilité
d’une intervention et préparer un devis ou une proposition.

Bases légales : mesures précontractuelles prises à la
demande de la personne et, pour les demandes générales, intérêt légitime
à répondre aux sollicitations reçues.

Durée : les données sont conservées pendant les échanges
puis, lorsqu’aucune prestation n’est conclue, pendant trois ans à compter
du dernier contact actif émanant du demandeur.

6.3. Demandes et missions RGPD ou DPO

Finalités : analyser la situation de l’organisation,
préparer une proposition, réaliser un audit ou un accompagnement,
organiser la documentation, assurer le suivi d’une mission RGPD
ou exercer une mission de DPO externalisé.

Bases légales : mesures précontractuelles, exécution
du contrat ou de la lettre de mission et respect des obligations
applicables à la mission confiée.

Durée : les données des demandes non suivies sont
conservées pendant trois ans à compter du dernier contact. Les dossiers
de mission sont conservés pendant la relation contractuelle puis archivés
pendant cinq ans, sauf obligation ou nécessité particulière justifiant
une durée différente.

6.4. Médiation professionnelle

Finalités : étudier les conditions d’une intervention,
établir un devis ou une convention, prendre contact avec les personnes
concernées, organiser les entretiens, conduire le processus de médiation
et assurer son suivi administratif.

Bases légales : mesures précontractuelles, exécution de
la convention de médiation, intérêt légitime à organiser les échanges
entre les personnes concernées et respect des obligations applicables.

Les demandes de médiation peuvent contenir des informations relatives
à plusieurs personnes. Elles doivent être limitées aux éléments utiles
à l’examen et au traitement du différend.

Lorsque des catégories particulières de données sont strictement
nécessaires au traitement du dossier, elles sont traitées dans les
conditions permises par le RGPD, notamment lorsque leur traitement est
nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits,
ou, lorsque cette base est appropriée, sur le fondement du consentement
explicite de la personne concernée.

Durée : lorsqu’aucune convention n’est conclue, les
pièces détaillées et documents téléversés sont supprimés au plus tard
six mois après le dernier échange. Lorsqu’une médiation est engagée,
le dossier est conservé pendant sa durée. Les éléments administratifs
et contractuels nécessaires à la preuve peuvent ensuite être archivés
pendant cinq ans. Les notes de travail et copies devenues inutiles sont
supprimées à la clôture ou dans un délai maximal de trois mois, sauf
nécessité probatoire, accord particulier ou litige en cours.

6.5. Gestion des clients et exécution des prestations

Finalités : gérer les devis, conventions, lettres
de mission, échanges, prestations, livrables, réclamations, échéances
et relations avec les clients.

Base légale : exécution du contrat et mesures prises
à la demande du client.

Durée : pendant la relation contractuelle, puis pendant
cinq ans à compter de la fin de la mission, sauf durée légale ou
contractuelle plus longue.

6.6. Facturation, comptabilité et paiements

Finalités : établir et transmettre les factures,
suivre les règlements, tenir la comptabilité, satisfaire aux obligations
fiscales et comptables et traiter les éventuels impayés.

Bases légales : exécution du contrat et respect des
obligations légales, fiscales et comptables.

Lorsque le paiement en ligne est proposé, celui-ci peut être réalisé
par l’intermédiaire de Stripe. RIMA CONSEILS ET SERVICES
ne conserve pas les données complètes de la carte bancaire. Elle peut
recevoir les informations nécessaires à la confirmation et au suivi
de la transaction.

Durée : les factures, pièces comptables et informations
nécessaires à la justification des opérations sont conservées pendant
dix ans.

6.7. Exercice des droits et demandes adressées au DPO

Finalités : recevoir, instruire et suivre les demandes
relatives aux données personnelles et conserver la preuve de la réponse.

Base légale : respect des obligations légales de
RIMA CONSEILS ET SERVICES.

Durée : les demandes et les réponses sont conservées
pendant trois ans à compter de leur clôture. Lorsqu’un justificatif
d’identité est exceptionnellement nécessaire, sa copie est supprimée
dès que la vérification est achevée, sauf nécessité particulière
dûment justifiée.

6.8. Lettre d’information ou newsletter

Lorsque cette fonctionnalité est proposée, les données sont utilisées
afin d’adresser aux personnes inscrites des informations relatives aux
activités, publications ou événements de RIMA CONSEILS ET SERVICES.

Base légale : consentement de la personne inscrite.

Durée : jusqu’au retrait du consentement ou à la
désinscription et, au plus tard, pendant trois ans à compter du dernier
contact actif. Les informations strictement nécessaires à la prise
en compte d’une opposition peuvent être conservées pendant trois ans.

6.9. Cookies et traceurs

Finalités : assurer le fonctionnement technique du site,
mémoriser les choix de l’utilisateur et, lorsque cela est effectivement
proposé et accepté, mesurer l’audience ou permettre certaines
fonctionnalités.

Bases légales : fonctionnement nécessaire du site pour
les traceurs exemptés de consentement et consentement pour les cookies
ou traceurs non indispensables.

Durée : selon la nature du cookie, les réglages appliqués
et les durées indiquées dans la

politique relative aux cookies
.

7. Caractère obligatoire ou facultatif des données

Les champs signalés par un astérisque dans les formulaires sont
nécessaires au traitement de la demande.

À défaut de communication de ces informations, RIMA CONSEILS ET SERVICES
peut ne pas être en mesure de répondre, d’établir un devis, de fixer
un rendez-vous ou d’examiner une demande de médiation.

Les autres informations sont facultatives et doivent être limitées
à ce qui est utile à la compréhension de la situation.

8. Documents téléversés et données concernant des tiers

L’utilisateur ne doit transmettre que les documents strictement utiles
à sa demande. Il lui appartient d’éviter les pièces sans rapport avec
l’objet de la prestation et d’occulter, lorsque cela est possible,
les informations inutiles concernant des tiers.

Lorsqu’il communique les coordonnées ou les informations d’une autre
personne, notamment dans le cadre d’une médiation, l’utilisateur doit
s’assurer que cette communication est justifiée par la demande présentée.

Les documents téléversés sont accessibles uniquement aux personnes
habilitées à traiter la demande et sont soumis aux mesures de
confidentialité et de sécurité applicables au dossier concerné.

9. Destinataires des données

Pour les traitements dont RIMA CONSEILS ET SERVICES est responsable,
les données sont accessibles, dans la limite de leurs attributions,
aux personnes habilitées chargées du traitement de la demande, de la
réalisation de la prestation, de l’administration, de la facturation,
de la sécurité ou du suivi des droits des personnes.

Elles peuvent également être traitées, selon la prestation concernée,
par les catégories de destinataires suivantes :

• OVH, pour l’hébergement du site, des données et,
  selon la configuration retenue, de la messagerie ;
• les prestataires techniques utilisés pour le fonctionnement de
  WordPress, des formulaires, des sauvegardes et de la sécurité du site ;
• ZEFYR, ou toute solution comptable équivalente,
  pour la facturation et la gestion comptable ;
• Stripe, lorsqu’un paiement en ligne est proposé ;
• les prestataires chargés de la maintenance, de la sauvegarde,
  de la sécurité ou de l’assistance informatique ;
• les médiateurs, intervenants, partenaires ou professionnels dont
  l’intervention est nécessaire à la prestation et a été convenue
  ou portée à la connaissance des personnes concernées ;
• les administrations, juridictions, autorités de contrôle ou organismes
  légalement habilités à recevoir certaines informations.

Pour les pages et formulaires DahataWeb, les destinataires sont déterminés
par DahataWeb et précisés dans la mention d’information propre à chaque
formulaire. RIMA CONSEILS ET SERVICES n’y intervient qu’en qualité
de sous-traitant.

RIMA CONSEILS ET SERVICES ne vend ni ne loue les données personnelles
collectées au moyen du site.

10. Transferts de données en dehors de l’Espace économique européen

RIMA CONSEILS ET SERVICES privilégie les prestataires et infrastructures
situés dans l’Espace économique européen.

Certains prestataires techniques ou de paiement peuvent toutefois,
selon leur organisation, leur infrastructure et les fonctionnalités
utilisées, traiter certaines données depuis un pays situé en dehors
de l’Espace économique européen.

Lorsqu’un tel transfert est réalisé, RIMA CONSEILS ET SERVICES veille
à ce qu’il repose sur un mécanisme reconnu par la réglementation
applicable, notamment une décision d’adéquation, des clauses
contractuelles types ou toute autre garantie appropriée. Des informations
complémentaires peuvent être obtenues auprès du DPO.

11. Confidentialité et sécurité

RIMA CONSEILS ET SERVICES met en œuvre des mesures techniques,
organisationnelles et humaines adaptées à la nature des données traitées,
aux finalités poursuivies et aux risques identifiés.

Ces mesures visent notamment à prévenir l’accès non autorisé, la perte,
l’altération, la divulgation, la destruction ou l’utilisation abusive
des données.

Les accès sont limités aux personnes ayant besoin des données dans le
cadre de leurs fonctions ou de la mission confiée. Les prestataires
intervenant pour le compte de RIMA CONSEILS ET SERVICES sont tenus
à des obligations de confidentialité et de sécurité.

Toute personne constatant une anomalie ou une atteinte potentielle peut
en informer immédiatement RIMA CONSEILS ET SERVICES ou son DPO.

12. Droits des personnes

Dans les conditions prévues par la réglementation applicable, toute
personne concernée peut exercer les droits suivants :

• droit d’accès à ses données ;
• droit de rectification des données inexactes ou incomplètes ;
• droit à l’effacement, lorsque les conditions sont réunies ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit d’opposition aux traitements fondés sur un intérêt légitime ;
• droit à la portabilité, lorsque ce droit est applicable ;
• droit de retirer son consentement à tout moment pour les traitements
  fondés sur celui-ci ;
• droit de définir des directives relatives au sort de ses données après
  son décès, dans les conditions prévues par le droit français.

Une demande peut être adressée au DPO par courrier électronique,
par courrier postal ou au moyen du formulaire prévu à cet effet.

RIMA CONSEILS ET SERVICES répond dans les meilleurs délais et, en
principe, dans un délai d’un mois à compter de la réception d’une
demande complète. Ce délai peut être prolongé de deux mois lorsque
la demande est complexe ou nombreuse, sous réserve d’en informer
la personne dans le délai initial d’un mois.

La personne concernée dispose également du droit d’introduire une
réclamation auprès de la

Commission nationale de l’informatique et des libertés
.

13. Vérification de l’identité

Aucun justificatif d’identité n’est exigé systématiquement pour exercer
un droit relatif aux données personnelles.

Lorsque RIMA CONSEILS ET SERVICES éprouve un doute raisonnable sur
l’identité du demandeur, elle peut demander des informations
complémentaires proportionnées à la nature de la demande et à la
sensibilité des données concernées.

Une copie d’un justificatif d’identité ne peut être demandée que lorsque
cela est nécessaire. Elle n’est pas conservée au-delà du temps requis
pour procéder à la vérification, sauf nécessité particulière dûment
justifiée.

14. Décision automatisée et profilage

Les traitements réalisés au moyen du site rimacs.fr ne donnent pas lieu
à une décision entièrement automatisée produisant des effets juridiques
ou affectant de manière significative les personnes concernées.

15. Cookies et traceurs

Le site peut utiliser des cookies ou traceurs nécessaires à son
fonctionnement ainsi que, sous réserve du choix de l’utilisateur,
d’autres technologies destinées à certaines fonctionnalités ou
à la mesure d’audience.

L’utilisateur peut accepter, refuser ou modifier ses préférences
au moyen de l’outil de gestion du consentement accessible sur le site.

Les informations détaillées relatives aux cookies, à leurs finalités
et à leurs durées sont présentées dans la

politique relative aux cookies
.

16. Liens vers des sites tiers

Le site rimacs.fr peut contenir des liens vers des sites ou services
exploités par des tiers.

RIMA CONSEILS ET SERVICES n’est pas responsable des traitements réalisés
directement par ces tiers. L’utilisateur est invité à consulter leur
propre politique de confidentialité avant de leur communiquer des données.

17. Mise à jour de la politique

La présente politique peut être modifiée afin de tenir compte de
l’évolution des prestations, des formulaires, des outils utilisés,
de l’organisation de RIMA CONSEILS ET SERVICES ou des règles applicables.

La version publiée sur le site est la version en vigueur. La date de sa
dernière mise à jour figure en tête du document.

18. Contact relatif aux données personnelles

Pour toute question relative à la présente politique ou aux traitements
de données personnelles réalisés par RIMA CONSEILS ET SERVICES, vous
pouvez contacter son délégué à la protection des données.

Contacter le DPO

Formulaire de contact général